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年会筹备阶段需要准备哪些东西呢?

2020-07-02

年会筹备阶段需要准备哪些东西呢?以及怎样才能做好会展服务?如果你想了解更多就和小编一起来看看吧!

1、预算申请:尽早申请,走审批、拨款流程。

2、嘉宾邀约:确认嘉宾是否演讲。如有需要,可制作H5邀请函。

3、员工通知:如果企业员工较多,确认是否分批举办,明确员工在何时参加。

大公司可选择制作年会微主页,年会流程通知、节目预告、现场游戏、视频直播、在线投票等板块都可以在年会微主页展现。

4、员工评选:一般公司年底都有员工评选(现在比较流行在线投票)。需要和牵头评选员工的部门对接好,提前拿到员工的名单。便于拍摄花絮,或者联系员工家长,让家长微信传来祝贺员工得奖的小视频等。(亮点和泪点)

5、年会文件:视频类(企业宣传片、精彩花絮、员工感言等);音频类(主题音乐、舞蹈、歌曲配乐等);PPT类(领导讲话稿、员工发言稿等);图片类(年会主题图片、颁奖、背景图片等);文档类(主持词等)。

6、物料制作、采购:按照物料清单,采购、制作。如会场欢迎牌、指示牌、桌牌、易拉宝、签到墙、主背景以及年会所需道具、奖品等。

7、节目征集、编排:面向公司征集节目,安排审核、彩排时间。

8、现场彩排:一定要预留彩排时间,如有节目,安排一次带妆彩排。

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(四)、现场布置阶段

1、布置时间:至少提前一天布置场地。

2、设备布置:会议所需网络、电脑、音响等;桌椅摆放,茶水、礼品到位。

3、会场指引:会场欢迎牌、指示牌、易拉宝等。

4、主舞台搭建:协调酒店方或广告公司完成现场主舞台及签到墙搭建。

(五)、现场实施阶段

1、接待服务:嘉宾接待服务,需要礼仪的话提前聘请或面向公司员工征集志愿者。

2、暖场:通过3D签到墙,主持人互动等调动现场氛围。

3、现场服务:茶水、点心(督促酒店方完成),礼仪引导服务等。

4、PPT控制:控制嘉宾演讲时间,PPT上加上演讲时间,或者制作时间提示牌。

5、演讲次序:嘉宾出场次序在会前应该确认好。

6、音频、视频播放:提前收集音乐、视频,编号次序,现场配合播放。

7、餐饮安排:坐席安排,餐饮安排(控制好上菜时间)。如有领导、嘉宾,安排几个人负责开车(不能喝酒)或者提前预定代驾服务。

8、直播、摄像:会前列好拍照需求,安排专人负责。

(六)、会后总结阶段

1、年会总结报告:总结得失,为明年年会做准备(对内,仅供自己参考)。

2、节目评奖:评选节目,给予奖励。也可通过现场大屏幕现场互动、现场颁奖。

3、宣传文章:撰写宣传文章,进行宣传推广(对客户)。

4、照片整理:整理现场照片,发给公司相关人员,或做成相册。

5、视频剪辑:现场年会视频剪辑、储存,或做成光盘、U盘等。

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